Ema Sosyal Tesis Yazılımı, açık tasarımı, kolay kurulumu ve etkileşimli arabirimi ile Sosyal Tesis ve Orduevlerinde sürdürdüğü çalışmaların sonucunda müşterilerin ihtiyaçlarına göre Sosyal Tesis Yönetmeliklerine uygun olarak hazırlanan bir sistemdir.
Fatura girişi modülü Ema kantin otomasyonunun temel taşıdır. Kantine gelen mal faturalarının ürün girişi, barkodsuz ürünlerin barkodlandırılması ve fiyatlandırma işlemi bu modülde yapılır. Fatura girişinde yapılan ürünlerin kaydından sonra faturanın fiyat tespit tutanağının otomatik olarak çıktısı alınabilir. Sistem tek kayıt esasına dayandığı için burada kaydedilen fatura kasa modülüne, depo modülüne ve muhasebe modülüne aktarılır. Burada yapılan kayıt diğer modüllerde değiştirilemez. Alımı yapılan ürüne ait mevcut fiyat, satılması gereken fiyat ve kar oranları ekranda yer aldığından kullanıcının hata yapma olasılığı azdır. Zararına bir fiyatlandırma yapıldığında kullanıcı uyarılır. Ayrıca ürüne ait geçmiş bilgiler de yer aldığından kantinin alımlarında hatasız bir ürün geçmiş bilgisini sunarak doğru fiyattan ve adet'ten alım yapılmasında kullanıcıya rehberlik eder. Dönemsel olma özelliği sayesinde içinde bulunulan ay haricinde de kapatılan ay bilgilerinin görülebilmesi imkanı vardır.
Depo Modülü; gerek Kantin başkanlığında Fiili Depo tutulsun gerekse Sanal Depo tutulsun, Ema Kantin programının kantinlere zimmet çıkmak amacıyla kullanılan modülüdür. Fatura girişinde kaydedilen ürünleri isteğe göre fatura bazında isteğe göre tek tek dağıtımını yapar. Ancak Depo görevlisi ürüne ait fiyatı ve faturada girilen adedi değiştiremez.
Her an önceki çıkışları kontrol edebilir, depoda kalan malların listesini alabilir. Mal dağıtımını yaptığımız anda "MAL GİRİŞ ÇIKIŞ BELGESİ" ile dağıtımını yaptığımız malı yönetmeliğe uygun olarak belgeleyebiliriz. İstenildiği an AMBAR DEFTERİ dökümü tek ürün bazında veya genel olarak alınabilmektedir. Aylık dönem içinde zimmet çıkılan bütün kantinler/ reyonlar özet halinde dökümü alınabildiği gibi geçmiş dönemlerde seçilerek ambar hareketlerinin özet dökümü alınmaktadır. Kantinler arası mal hareketlerinde de Depo modülü havuz işlevi ile geri alınan malın tekrar farklı kantin/reyona dağıtımını yapar ya da depo mevcudunda tutar.
Ema Depo modülü aynı barkoda sahip ancak farklı alış ve satış fiyatına sahip aynı ürünlerin depoda farklı olarak görülebilmesini sağlamakta, buda aynı ürünü farklı fiyattan ayrı ayrı kantin/reyonlara çıkışını sağlayabilmektedir. Depo ya giren ve dağıtılan faturalar kontrol fonksiyonu ile kontrol edilerek hata ve unutmaya karşı muhasebe ve mubayaa modulu ile koordinelidir. Dönemsel olma özelliği sayesinde içinde bulunulan ay haricinde de kapatılan ay bilgilerinin görülebilmesi imkanı vardır.
Kasa Modülü kantinin kasa hesabını tutar. Fatura Girişi Modülünden girilen faturalar otomatik olarak Kasa Modülüne aktarılır, buraya aktarılan faturalar üzerinde herhangi bir değişiklik veya kayıt yapılmadan mubayaa dan girilmiş olan tutar,meblağ yazmadan otomatik olarak nakit veya çek-Eft olarak ödenebilir.
Kasa modülünde;
· Ödenmemiş faturaları takip eder, listelenir ve firma cari ekstresi dökülebilir.
· Kredili mal takip defteri tutulur.
· Mevduat, Çek ve POS banka hesapları(Bloke den çözülme tarihine göre)takip edilir, bankadan-bankaya, bankadan kasaya aktarımlar yapılabilir ve ekstreleri listelenerek dökümü alınır.
· Verilen Avanslar ve avans hareketleri takip edilir.
· Kantin/Reyon hasılatlarının kaydı ve özet dökümü yapılır,iki tarih aralığında istenen kantin/reyonun hasılat listeleri alınabilir.
· İşletme giderleri ve onaylı giderler kaydedilir, listesi alınabilir.
· KASA GİRDİ-ÇIKTI FİŞLERİNİ ve yönetmelikte belirtilen formattaki KASA DEFTERİNİ döker.
· Yeni ay geçişlerinde İstizanları bekleme mecburiyeti yoktur.Dönemsel olma özelliği sayesinde aynı anda 2 ay’ın hesaplarını ve faaliyetlerini takip edebilmektedir.
Online ve Offline kantin/reyonların mal giriş ve satış hareketlerini takip eder, mevcut stokları ve ürün hareketlerini gösterir. Sayım bölümü; hazırlık, giriş ve sonuç listeleri olmak üzere, eksik/fazla listesi ile beraber, ay sonu itibari ile sayım sonuçlarını verir.
Offline kantinlerin takibi ve işlemleri bu modülde gerçekleştirilir. Fiyatgör modülü ise kantinde konulacak bir PC ve barkod okuyucunun uygun bir yerde tesis edilmesi ile müşterilerin ürün fiyat bilgilerine ulaşmaları sağlanmaktadır. Ürün ve Raf etiketleri uygun cihaz kullanıldığı takdirde basılabilmekte, cihaz bulunmayan yerlerde ise A4 boyutunda vermektedir.
Muhasebe modülü Fatura Girişi, Depo Modülü ve Kasa Modülü ile entegre çalışmakta olup, bu birimlerde yapılan kayıtların otomatik olarak fiş kayıtlarını yapmakta olup, tekrar manuel olarak tek tek fiş kaydı yapılmasına gerek yoktur. Tekdüzen muhasebenin gerektirdiği Yevmiye defteri, Defteri kebir, Mizan, Gelir tablosu, Bilanço ve bunlar gibi evrakların alınmasını sağlar.
Kantin başkanının ihtiyaç duyduğu kantin ile ilgili olarak firma, ürün, kantin/reyon, alış ve satış hareketlerini görebildiği gibi kantin/reyonun hesap durumu ve kantin başkanlığının finansal bilgilerine de özet olarak ulaşmaktadır.
Adisyon programı, tesisin işletmelerinde masa / self servis / tabldot usülü satış yapmak için hazırlanmış modüldür. Kullanıcı, kurulum tipine göre aynı anda birden fazla adisyon açabilir ve bunları takip edebilir. Ayrıpersonel indirimi ve garson paylı satışı uygulayabilir. Gün sonunda alınması gereken tüm raporları detaylı olarak verir.
Üretim modülü ile muaddeler hazırlanır ve aylık planlamalar yapılarak günlük yemek listeleri hazırlanabilir. Gün sonunda ise lokanta cetvelleri sayesinde hasılat, fire, iade işlemleri yapılır. Ayrıca adisyon modülü için menüler hazırlanır.
Demirbaş modülü ile sosyal tesislere ait demirbaş takibi, silme işlemleri ve mutemetler üzerine dağıtım işlemleri yapılır. Bu modülde fatura girişi diğer modüllerden bağımzsız olarak yapılır. Sisteme demirbaş resimleri yüklenerek, resimli olarak kayıt formları alınabilir.
Otel modülü ile birden fazla otel / kat takibi yapılır. Kalanların ihtiyaç doğrultusundaki tüm bilgileri kayıt edilir. Oda raporları günlük, aylık ve yıllık alınır. Bunun yanında kara liste ile otele giriş yapacak personelin kontrolü sağlanır. Uzun süreli oda kullanımlarındaki ücret değişikliklerini eksiksiz takip eder. Beyanname hazırlar. Ek yatak ekleme özelliği de vardır.
Sosyal Tesis modüü ile sosyal tesilere ait evrakların çıktıları alınır. Adisyon ile satış yapılan yerlerin listelerine, ürün satış detaylarına ve Z Raporlarına ulaşılır. Sosyal tesislere uygun maliyet / üretim işletme defterleri alınır.
Heyet modülünden ayrıca Sosyal Tesislerin işletme defterleri, kasa defteri, hasılat cetvelleri ve defterleri, sayım listeleri ve adisyon programı ile yapılan satışların detayları takip edilir. Demirbaş listeleri ve silme işlemleri bu modül ile takip edilir.
